Certezzas integritetspolicy

I denna integritetspolicy beskriver vi vilka personuppgifter vi samlar in, hur vi använder uppgifterna, vilka rättigheter du har, och hur de kan säkerställas. Alla är välkomna att kontakta oss för frågor kring integritetsskydd och behandling av personuppgifter genom att skicka ett e-postmeddelande till info@certezza.se.

Vem är ansvarig för behandlingen?

När Certezza behandlar dina personuppgifter för eget ändamål är Certezza AB, med org.nr 556536-1150, ansvarig för att hantera dina personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt. 

I vissa kundrelationer är Certezza personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter för annans räkning i enlighet med instruktioner från den som då är personuppgiftsansvarig.

Det kan också förekomma att Certezza är underbiträde och behandlar personuppgifter på uppdrag av en kund som i sin tur är personuppgiftsbiträde och i sin tur behandlar personuppgifter på uppdrag från en personuppgiftsansvarig.

Vad är personuppgifter och vad innebär en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kopplad till en enskild individ. Exempel på direkta personuppgifter som vi behandlar är identitetsuppgifter (namn, personnummer), kontaktuppgifter (adress, e-postadress, telefonnummer), bild- och ljudmaterial. Indirekta personuppgifter kan vara IP-nummer .

En behandling omfattar varje åtgärd eller kombination av åtgärder som vi gör med dina personuppgifter, exempelvis insamling, bearbetning, ändring, lagring, läsning, utlämning, avidentifiering eller radering.

För att underlätta läsningen, och för att undvika upprepningar, använder vi oss av samlingsbegrepp (börjar med stor bokstav) för exempelvis vissa kategorier av registrerade och personuppgifter. Samlingsbegreppen hittar du längst ner denna policy.

Varifrån samlar vi in och hur behandlar vi dina personuppgifter?

Från dig själv – Vi hämtar personuppgifter direkt från dig genom att du delar dem med oss samt genom dina interaktioner med oss – exempelvis när du söker anställning, anmäler dig till ett evenemang, köper en tjänst eller produkt, kontaktar oss för service eller ingår i avtal med oss (t.ex. anställning, projekt, leverans eller tjänst).

Från tredje part – vi samlar även in personuppgifter från tredje part. Exempel på tredjepartskällor är SPAR, Bolagsverket, Skatteverket, Försäkringskassan samt partners vi samarbetar med eller genom sökningar på sociala medier samt från annan marknadsföring exempelvis andra aktörers reklam eller platsannonser.

För vilka syften använder vi dina personuppgifter?

Vi använder personuppgifter för att bedriva vår verksamhet och leverera de produkter och tjänster vi tillhandahåller. Dessutom använder vi personuppgifter för marknadsföringsaktiviteter. Vi använder personuppgifter också för att fullgöra anställningsavtal och konsultavtal, för att fullgöra rättsliga förpliktelser samt kunna bedriva vår verksamhet, t.ex. för aktiviteter som HR, administration, tillhandahålla it-system, interaktion mellan anställda och/eller interaktion med externa intressenter.

Denna integritetspolicy beskriver vems personuppgifter vi behandlar, ändamålen med behandlingarna, med stöd av vilken laglig grund vi behandlar dem samt kategorierna av personuppgifter som behandlas. I de fall vi nedan anger att vi behandlar personnummer, sker detta endast med ditt samtycke, om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen eller på grund av vikten av en säker identifiering.

Kundadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna utföra och administrera uppdrag och uppfylla våra avtalsförpliktelser med våra affärspartner.

Uppgifterna behandlas under den tid det behövs för att kunna fullgöra avtal och därefter tills vidare för att kunna upprätthålla en god kund kontakt och följa upp genomförda uppdrag.

Marknadsföring och eventadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att göra informationsutskick till personer som kan bli, varit eller representerat kunder i affärsförbindelse med Certezza eller andra personer som visat intresse för våra tjänster eller event. Samt för att marknadsföra event och kursutbud på digitala kanaler.

Uppgifterna behandlas till dess samtycke återkallas, eller till dess du invänder mot behandlingen eller direkt efter att evenemang genomförts.

Faktureringsadministration

Certezza behandlar personuppgifter för att kunna få betalt från kunder och samarbetspartner samt betala leverantörer

Uppgifterna behandlas i 7 år enligt gällande bokföringslagstiftning.

Rekryteringsadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna administrera ansökningar och rekrytera personal

Uppgifterna behandlas för en tid om max fem år efter att du lämnat dem till oss om du inte återkallar ditt samtycke innan dess.

Personaladministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna administrera personalfrågor.

Uppgifterna behandlas under anställningsförhållandet och efter anställning under den tid som krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna fullgöra rättsliga skyldigheter, identifierande uppgifter samt anställningstid behandlas tillsvidare.

Löneadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna beräkna och betala ut lön samt utlägg, samt för att redovisa skatter och sociala avgifter.

Uppgifterna behandlas under anställningsförhållandet och efter anställning som lång tid som behövs för att upprätta ett arbetsgivarintyg enligt 47 § 2 st. lag om arbetslöshetsersättning. För ett arbetsgivarintyg krävs: uppgifter om anställningen, lön, lönetillägg och arbetad tid.

Pensionsadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna administrera pensionsutbetalningar genom att meddela pensionsbelopp till respektive anställds bank.

Uppgifterna behandlas under anställningsförhållandet och efter anställning som lång tid som behövs för betala ut pension.

Företagshälsovård

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna administrera remissuppföljningar från företagshälsovården.

Uppgifterna behandlas endast under tiden som företagshälsovårdsfrågor är aktiva.

Avslutningsadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att kunna kontakta tidigare medarbetare efter avslutad anställning.

Uppgifterna behandlas under anställningsförhållandet och efter anställning som lång tid som behövs för att upprätta ett arbetsgivarintyg enligt 47 § 2 st. lag om arbetslöshetsersättning. För ett arbetsgivarintyg krävs: uppgifter om anställningen, lön, lönetillägg och arbetad tid. 

Certezzas identitetshantering

Certezza behandlar personuppgifterna för att ha ett unikt identitetsbegrepp som förblir unikt över tid.

Uppgifterna behandlas tillsvidare.

Hantering, utveckling och skydd av våra system 

Certezza behandlar personuppgifterna för att skydda och utveckla våra system och tjänster, till exempel för att felsöka, logga, utveckla, kvalitetssäkra och förbättra våra system och tjänster.

Uppgifterna behandlas tillsvidare.

Budget-, prognos- och resultatadministration

Certezza behandlar personuppgifterna för att ta fram budget, göra prognoser och bedöma resultat.

Uppgifterna behandlas i 7 år enligt gällande bokföringslagstiftning.

Mottagare av personuppgifter och anledningar till att vi delar dina personuppgifter

Vi överför till, eller delar dina personuppgifter med, utvalda mottagare om det är nödvändigt för ändamålet för vilket informationen har samlats in, till exempel för att tillhandahålla en produkt eller tjänst som du har köpt eller nyttjar, eller för att kunna leverera en tjänst till kund.

Mottagare i form av personuppgiftsbiträden är företag och organisationer som behandlar personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Exempel på sådana företag är våra driftsleverantörer för IT-tjänster samt de företag vi anlitar för att anordna olika event. Dessa företag måste följa våra krav för säkerhet i form av tekniska och organisatoriska åtgärder i samband med behandlingen och är inte tillåtna att använda personuppgifterna för andra ändamål.

Vi överför även dina personuppgifter till företag eller myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga, det vill säga själva bestämmer ändamålet och medlen för behandlingen av personuppgifterna. När dina personuppgifter delas med företag eller myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga gäller deras integritetspolicy eller motsvarande dokument. Vi lämnar aldrig ut personuppgifter till mottagare utan att pröva vårt berättigade intresse att dela med oss av dem.

Vi delar dina personuppgifter med andra personuppgiftsansvariga i främst tre grupper:

Samarbetspartners och kunder

Vi lämnar kontaktuppgifter till våra samarbetspartner så att de kan leverera produkter till kunder eller hjälpa oss att administrera event och konferenser. Om du inte vill att vi delar med oss av dina uppgifter är du välkommen att kontakta oss. Se kontaktuppgifter nedan.

Myndigheter och arbetsorganisationer

Vi kan även komma att dela uppgifter med domstolar, tillsynsmyndigheter, Polismyndigheten, Säkerhetspolisen för regelefterlevnad, misstanke om brottslighet eller tvister samt Bolagsverket, Skatteverket, Försäkringskassan samt andra myndigheter eller arbetsorganisationer för att tillhandahålla statistik, hantera sjukfrånvaro, föräldraledighet, lämna kontrolluppgifter, anställningsskydd och medbestämmande.

Andra kunder

Vi kan komma att lämna kontaktuppgifter i samband med att kunder efterfrågar referenser för genomförda uppdrag.

Överföring till tredje land

Vissa leverantörer eller kunder kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför EU/EES (“tredje land”). Om vi för att tillhandahålla tjänsten till dig överför dina personuppgifter till en leverantör eller kund i ett tredje land säkerställer vi att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. Detta åstadkommer vi genom att följa utfärdade rekommendationer och tillse att åtminstone en av följande förutsättningar är uppfyllda vid varje sådan överföring:

• Det finns beslut från EU-kommissionen om att mottagarlandet säkerställer en adekvat skyddsnivå,
• Certezza har upprättat en konsekvensbedömning för överföringen,
• Certezza har ingått avtal med mottagaren som innehåller EU-kommissionens modellklausuler (2004/915/EC eller 2010/87/EU), utan ändringar eller tillägg som står i strid med klausulerna, och;
  • extra skyddsåtgärder vidtas för att säkerställa att skyddet av dina personuppgifter är jämförligt med skyddet inom EU, eller
• Certezza har i varje enskilt fall inhämtat ditt samtycke till överföringen.

Du har rätt att erhålla en kopia över de särskilda skyddsåtgärder som är aktuella i det enskilda fallet genom att kontakta oss. Se kontaktuppgifter nedan.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Organisatoriska åtgärder:

• Certezza följer de normativa kraven i ISO 27001 bilaga A eller motsvarande och är ISO/IEC 27001 certifierad.
• Certezzas it-miljö tillämpar Gartner/Burtons zonmodell.
• Certezza tillämpar en kontrollkatalog inspirerad av den senaste versionen av NIST SP800-53 och Krav Säkerhets Funktioner IT Säkerhetsspecifikation (KSF/ITSS), LÄS HÄR.
• Certezza utbildar fortlöpande personalen och håller sig ajour om den senaste tekniska och regulatoriska utvecklingen rörande informations- och cybersäkerhet samt dataskydd.
• Certezza har policyer och interna riktlinjer avseende informations- och cybersäkerhet.

Tekniska åtgärder:

Certezza har

• kontinuerligt uppdaterade brandväggar,
• kontinuerligt uppdaterat skydd mot skadlig kod och obehörigt intrång,
• vid behov två faktors-autentisering,
• krypterade datorer,
• krypterad överföring av data över allmänt tillgängliga elektroniska kommunikationsnät (VPN),
• möjlighet att vid behov överföra data krypterat till medparter och registrerade (säker digital kommunikation),
• löpande säkerhetskopiering som lagras off-site samt testning av återläsning av data,
• åtkomstkontroll och behörighetsstyrning, samt
• loggning.

Uppgifterna i Certezzas informationssystem lagras i zon-indelade lokaler som är larmade, har brandskydd och tillgång regleras med behörighetsstyrning.

Hur du kommer åt och kontrollerar dina uppgifter

För att granska, och till viss del ändra, de personuppgifter du lämnat till kan du kontakta oss på info@certezza.net. Vi svarar på förfrågningar om åtkomst, ändring eller borttagning av dina personuppgifter inom 30 dagar.

Återkallelse av samtycke och invändning

I de fall vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden att du har lämnat ditt samtycke till det kan du när som helst återkalla lämnat samtycke genom att kontakta oss. Sådan återkallelse kan ske helt eller delvis. Om du inte vill ha marknadsföring från oss kan du invända mot behandlingen genom att kontakta oss. Se kontaktuppgifter nedan.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång (registerutdrag): Du har rätt att, en gång per år, få information om vilka personuppgifter om dig själv som Certezza behandlar, inklusive ändamålen med behandlingen. Det kostar inget att få denna information och kopia av personuppgifterna. Observera att om du begär tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att begära ytterligare information om dig för att möjliggöra en effektiv hantering av begäran samt för att säkerställa att personuppgifterna lämnas till rätt person. Registerutdrag skickas till din folkbokföringsadress.

Rätt till rättelse:  Om en uppgift om dig är felaktig så har du rätt att få den rättad eller kompletterad.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd): Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade. Till exempel om

• uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de behandlades,
• behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för detta ändamål,
• du motsätter dig behandling som sker enligt en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse,
• personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, eller
• radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Om Certezza behöver personuppgifterna för att uppfylla ett avtal med dig eller uppfylla ett lagkrav så raderar vi inte uppgifterna.

Rätt till begränsning av behandlingar: Du har rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter begränsas exempelvis om du inte tycker att de är korrekta, att de behandlas på ett felaktigt sätt eller om du vill motsätta dig vårt berättigade intresse att behandla dem.

Om behandlingen har begränsats i enlighet med något av alternativen ovan får vi endast, utöver lagring, behandla personuppgifterna med ditt samtycke, eller behandla dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter.

Dataportabilitet: Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat och maskinläsbart format förutsatt att  behandlingarna grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på Certezzas berättigade intressen. I så fall får vi inte längre behandla personuppgifterna såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet: Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter genom att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten som är ansvarig tillsynsmyndighet för tillämpningen av personuppgiftslagstiftning i Sverige.

Ändringar i integritetspolicyn

Observera att innehållet i integritetspolicyn kan komma att ändras. Den nya versionen kommer i sådana fall att publiceras på Certezzas hemsida. Du bör därför läsa igenom dessa villkor med jämna mellanrum för att försäkra dig om att du är nöjd med ändringarna. Vid ändringar av materiell betydelse kommer vi via vår hemsida särskilt att informera om ändringarna för att uppmärksamma dig på att ändringar har skett.

Kontakta oss

Via e-post
info@certezza.net

Via brev 
Kornhamnstorg 61
111 27 Stockholm

Kategorier av registrerade

Nedan hittar du en förklaring över de kategorier av registrerade vi behandlar. Vid samma behandling kan flera kategorier av personuppgifter om dig komma att behandlas.

Kategorier av personuppgifter

Nedan hittar du en förklaring över de kategorier av personuppgifter som vi samlar in och sparar om dig.