Förenkla och rationalisera dokumenthanteringsprocessen med e-stämpel
Hur ser digitaliseringen av dokumenthantering ut i din organisation?
Många organisationer har tagit elektroniska underskrifter i bruk för att göra dokumenthanteringen smidigare. Att slippa skicka runt dokument med internposten eller fysiskt söka upp medarbetaren som ska underteckna ett dokument kan både underlätta och spara tid. Dokumentet kan bevaras i elektroniskt format, och när dokumentet hanteras inom organisationen, är det ofta lätt för medarbetarna att granska och verifiera vem som undertecknat det.
Men hur är det om dokumentet sänds eller begärs ut till en extern mottagare, utanför organisationen? Om mottagaren får ett varningsmeddelande i sin PDF-läsare där det står: ”E-underskrifter kan inte valideras, undertecknarens identitet är okänd” – hur ska mottagaren förhålla sig till det? Bör man lita på att ett sådant dokument verkligen har undertecknats av den angivna personen?
Problemet med varningstriangeln och den okända identiteten uppstår när undertecknarens elektroniska certifikat kommer från en utfärdare som inte finns med på en vedertagen tillitslista. En naturlig lösning på det är att ta i bruk och använda kvalificerade e-underskrifter (QES). Då har mottagaren alltid möjlighet att granska giltigheten i underskriften, och försäkra sig om att den är gjord av personen som anges som undertecknare. Granskningen, valideringen, kan alltid göras fristående, utan att mottagaren behöver känna till vilken underskriftslösning som använts och vilka verktyg för validering som den eventuellt tillhandahåller.
Även om utbudet och möjligheterna att ta i bruk kvalificerade e-underskrifter ökar, kan det i många organisationer fortfarande bedömas vara ett stort steg att gå över till kvalificerad nivå på e-underskrifterna.
Här kan vi ställa oss frågan: behöver dokumentet undertecknas överhuvudtaget, eller finns det andra sätt att intyga dess ursprung, äkthet och oföränderlighet?
I många fall undertecknar vi dokument trots att det inte egentligen behövs eller krävs. Det är också lätt hänt när man genomför en digitalisering av organisationens dokumenthanteringsprocess, att man gör det rakt av från penna och papper till e-underskrift.
Här kan en elektronisk stämpel vara ett behändigt alternativ till e-underskrifter.
För många dokument är det inte avgörande att det finns en given person (t.ex. handläggare eller beslutsfattare) som undertecknat det. Det är ofta långt viktigare att kunna intyga dokumentets ursprung, äkthet och oföränderlighet. Med en kvalificerad e-stämpel uppnås detta på ett smidigt sätt. Det möjliggörs av att e-stämpeln är utfärdad i organisationens eget namn.
En kvalificerad e-stämpel kan användas för t.ex:
- intyg (t.ex. kursintyg, arbetsintyg, studieintyg)
- fakturor som sänds ut
- protokoll och beslut, som inte kräver egentlig underskrift
- handlingar som begärs ut ur verksamhetens arkiv
- att förse inkomna handlingar med diarienummer eller annan information, utan att eventuella e-underskrifter som färdigt finns i dokumentet förstörs
- en samlad digital dokumenthantering, där även arkiveringen är elektronisk (e-arkiv)
E-stämpeln kan, liksom en e-underskrift, påföras av den person som hanterar dokumentet. Därutöver har den också en egenskap som e-underskriften inte har: e-stämpeln kan integreras i en automatiserad process, så att den kan påföras dokumentet helt utan manuell handläggning av en medarbetare. Ofta är det fråga om att den automatiserade dokumentstämplingen initieras av den person som ska motta dokumentet. Ett exempel kan vara en studerande som loggar in på sin egen sida vid en skola, och väljer funktionen ”Ladda ner studieintyg som PDF”. Då kan studieintyget automatiskt förses med utbildningsanordnarens kvalificerade e-stämpel. Alla mottagare som den studerande skickar intyget till kan då vara försäkrade om att det verkligen är utställt av den institution som anges i stämpeln, och att dess innehåll är oförändrat.
Med en e-stämpel kan du undvika att handläggarens namn visas i dokumentet. Eller tvärtom; om du enkom vill synliggöra vem som är handläggare eller beslutsfattare för en handling, kan du baka in den namninfon i e-stämpeln, utan att behöva använda en e-underskrift.
Har din organisation behov av en kvalificerad e-stämpel?
Skulle en e-stämpel i organisationens namn kunna bidra till en smidigare och effektivare digital dokumenthantering?
Behovet kan vara av olika omfattning, t.ex.:
- beställning av stämpelcertifikat i organisationens namn
- införande i liten skala (någon/några enstaka användare av e-stämpeln, där stämpeln används på USB-kryptosticka kopplad direkt till användarens dator)
- införande i större skala (lösning som används fristående eller som integreras med en befintlig e-underskriftstjänst, där organisationens medarbetare får tillgång till e-stämpelfunktionen via sin vanliga inloggning i organisationens nätverksmiljö)
- konsultstöd vid genomgång och kartläggning av organisationens olika dokumenthanteringsprocesser, för att avgöra i vilka fall en e-stämpel vore ett ändamålsenligt alternativ till e-underskrift
Vill du veta mer?
Kontakta sales@certezza.net
Här hittar du ytterligare möjligheter att bekanta dig med kvalificerade e-stämplar, som lösning för att optimera organisationens dokumenthantering: