Säker anställning och rekrytering

Ett konsultföretag hade behov av att etablera processer för personalsäkerhet och hitta en ny strategi för säker rekrytering. Företaget upplevde att rekryteringsprocesserna inte fortlöpte så effektivt som man önskade. Samtidigt hade man ett högt antal felrekryteteringar vilket resulterade i höga omkostnader i form av ersättningsrekrytering samt förlorade intäkter. Dessutom visade det sig att en av medarbetarna, som hade en nyckelroll i organisationen, hade ett tidigare brottsregister. Detta upptäcktes först i efterhand och ledde till att personen bedömdes som olämplig för tjänsten. Bakgrundskontrollen hade inte genomförts vid anställningstillfället. Företaget saknade dessutom etablerade rutiner för uppföljning av redan anställda, vilket innebar bristande insyn i hur medarbetarnas personliga förhållanden och inställning till arbetsgivaren förändrats över tid.

Certezzas tog sig an uppdraget att stärka konsultföretagets HR-funktion genom att bidra till ökad kompetens och etablering av rutiner för säker anställning och rekrytering. Vi började med att implementera bakgrundskontroller för att verifiera de meriter som de sökande uppgett i sitt CV. Genom att införa bakgrundskontroller kunde man snabbt uppnå effektiv gallring av oseriösa kandidater.

Vi bidrog även till att etablera nya arbetssätt och utbilda delar av HR-funktionen i hur en säkerhetsprövningsintervju bör genomföras, samt vilka faktorer som är viktiga att beakta vid rekrytering till säkerhetsklassade befattningar. Arbetet omfattade också ett systematiskt tillvägagångssätt för uppföljning av både nyanställda och redan anställda med nyckelroller eller säkerhetsklassade befattningar. Uppföljning av personal spelar en central roll inom personalsäkerhet eftersom människors inställning till arbetsgivaren kan ändras över tid till följd av olika faktorer. Sårbarheter kan bland annat uppstå till följd av ekonomiska problem eller en bitterhet gentemot arbetsgivaren. Man bestämde att dessa uppföljningar, i form av återkommande intervjuer, ska utföras av HR och inte av ansvarig chef eftersom vissa frågor kan uppfattas som integritetskränkande. 

För att förbättra rekryteringsprocessen ytterligare hjälpte vi även till att reviderade företagets platsannonser för att säkerställa att det som efterfrågades i annonserna verkligen stämde överens med företagets behov. Vi stöttade även med headhunting och tog fram en lista på kandidater för en specifik profil som företaget haft problem att få in ansökningar till. Vi lät delar av HR-funktionen vara delaktiga i processen så att de kunde lära sig av vårt sätt att välja mellan olika kandidater. För att fullborda processen för säker anställning såg vi också till att etablera en tydlig exit-rutin för personer som avslutat sin anställning eller sitt uppdrag hos företaget.

Genom mer precisa platsannonser med tydligt definierade krav och efterfrågad kompetens blev det enklare för den rekryterande chefen att fatta välgrundade beslut om vilken kandidat som var mest lämpad för rollen. Vårt stöd i form av riktad headhunting ökade träffsäkerheten och breddade urvalet av kvalificerade kandidater. Detta bidrog i förlängningen till färre felrekryteringar, minskade kostnader och frigjord tid som kunde läggas på kärnverksamheten.

Ur ett personalsäkerhetsperspektiv innebar den nyetablerade processen att rätt personer hamnade på rätt plats. Kundens arbetstagare kunde bemanna säkerhetsklassade uppdrag, samtidigt som kunden kunde känna trygghet i att nyckelpersoners bakgrund var noggrant kontrollerad och bedömd som lämplig. Certezzas utbildning i personalsäkerhetsprcessen gav också företaget rätt kompetens för att hantera framtida rekryteringar med höga krav på säkerhet, lämplighet och kvalitet.