Utmaning
Företag står inför en allt hårdare konkurrens när det gäller att rekrytera och behålla kompetenta medarbetare, och en attraktiv arbetsplats kan vara avgörande för att locka de främsta talangerna. När Certezza nyligen var i kontakt med ett byggföretag i ett ärende om cybersäkerhet, kom diskussionen in på den utmaning som företaget upplevde i att rekrytera unga. Den yngre generationen värdesätter arbetsplatser som erbjuder mer än bara en bra lön. De söker ofta en arbetsmiljö som ger balans mellan arbete och privatliv, en meningsfull arbetsmiljö samt en arbetsgivare som värdesätter jämställdhet, socialt ansvar och hållbarhet.
HR-avdelningen på byggföretaget bestod av engagerade medarbetare som arbetade aktivt för att främja de anställdas fysiska och psykiska välbefinnande. Samtidigt insåg man ett behov av att systematisera arbetsmiljöarbetet och en önskan om att bättre kunna kommunicera sin särställning som ett företag med särskilt starkt engagemang i en bransch där många riskerar att slitas ut i förtid.
Med Certezzas långa erfarenhet av att stödja företag och organisationer av olika storlekar i att förbereda sig för ISO-certifieringar inom informationssäkerhet (27001) och arbetsmiljö (45001), föreslog vi att vi gemensamt skulle inleda en process för att certifiera byggbolagets arbetsmiljöarbete. På så sätt kunde vi stärka företagets interna arbete och samtidigt öka deras attraktionskraft på arbetsmarknaden.
Certezzas lösning
Certezza brinner för att skapa en trygg och hållbar arbetsmiljö. Från första början har våra ägare haft ambitionen att Certezza ska kännas som ett andra hem för både medarbetare och kunder. Vi är själva certifierade inom informationssäkerhet (ISO 27001) och arbetsmiljö (ISO 45001) och har omfattande erfarenhet av att hjälpa organisationer att uppnå certifieringar inom dessa områden. Eftersom många ledningssystem har en gemensam grundstruktur kan de integreras oavsett deras olika syften. Byggbolaget i fråga hade redan två ledningssystem på plats, vilket ledde till att vi beslutade oss för att skapa ett integrerat ledningssystem (IMS) där arbetsmiljön också skulle inkluderas. Här är hur vi gick tillväga för att uppnå detta och hjälpa företaget att bli ISO-certifierade:
Projektplan: Certezza presenterade det övergripande målet: att upprätta, implementera, upprätthålla och ständigt förbättra arbetsmiljön på byggbolaget.
GAP-analys: För att säkerställa att det befintliga ledningssystemet kunde utvecklas till ett integrerat system, genomförde vi en GAP-analys. Denna identifierade eventuella brister och var i linje med de krav som ställs för olika ISO-certifieringar.
Utveckling av styrdokument: Eftersom byggbolaget var en del av en internationell koncern, krävdes en noggrann granskning och anpassning av styrdokumenten. Även de existerande ledningssystemen behövde uppdateras för att integreras i den befintliga strukturen. Det var viktigt att samtliga styrdokument och efterlevnaden av dem uppfyllde kraven för en godkänd revision, vilket skapade en stabil grund för certifieringsprocessen av arbetsmiljön.
Fokus på arbetsmiljö: Vi hjälpte till att ta fram all nödvändig dokumentation till ledningssystemet för arbetsmiljö, och säkerställde att detta integrerades sömlöst med företagets befintliga processer.
Utbildning: Certezza bistod HR-avdelningen med att utveckla och genomföra utbildningar för alla anställda. Målet var att göra medarbetarna medvetna om viktiga procedurer, såsom visselblåsning, skyddsombud och missbrukspolicy, samt deras rättigheter och skyldigheter kopplade till det nya ledningssystemet. Vi utbildade också ledningen i grunderna för en positiv arbetsmiljö.
Förberedelse inför revision: Certezza genomförde en intern revision för att verifiera effektiviteten hos det integrerade ledningssystemet. Genom vår gedigna erfarenhet av ISO-revisioner kunde vi identifiera och åtgärda eventuella brister. Efter en andra revision var bolaget redo att ansöka om sin certifiering.
Förvaltning: Certezza stöttade även företaget i att utveckla en långsiktig strategi för att upprätthålla och förbättra arbetet relaterat till arbetsmiljön. Vi skapade tydliga och lättförståeliga processer i syfte att säkerställa en kontinuerlig och strukturerad uppföljning av arbetsmiljöarbetet.
Resultat
Med Certezzas hjälp kunde byggbolaget slutligen erhålla sin ISO-certifiering för arbetsmiljö.
Effektivisering: Det integrerade ledningssystemet gjorde det möjligt att effektivisera arbetet genom att sammanföra olika standarder och krav till ett enda system. Detta gav ledningen bättre överblick och bidrog till ett förbättrat samarbete mellan olika verksamhetsområden, vilket skapade en större förståelse för de gemensamma utmaningarna.
Ökad konkurrenskraft: Att företaget nu kan marknadsföra sin ISO-certifiering inom arbetsmiljö har blivit en konkurrensfördel i en bransch där många upplever att arbetsmiljö inte alltid prioriteras. Denna certifiering lockade fler unga personer och kvinnor till anställningsintervjuer, vilket bidrar till en mer diversifierad arbetskraft.
Nöjdare personal: Tidigt efter Certezzas involvering märktes ett ökat engagemang från medarbetarna. Efter certifieringen visade medarbetarundersökningar på ökat förtroende för ledningen och lägre stressnivåer på arbetsplatsen. Det fanns också en tydligare ansvarsfördelning och bättre förståelse för rättigheter och skyldigheter i relation till arbetsmiljön.
Stärkt HR-funktion: Tack vare certifieringen har HR-avdelningen fått en bättre överblick över de anställdas behov. Det systematiska arbetet har lett till en effektivisering av HR-personalens dagliga arbete och minskat både stress och arbetsbelastning.
Förbättrade upphandlingsmöjligheter: Efter flera skandaler inom byggbranschen har kraven på arbetsmiljö ökat. Med sin ISO 45001-certifiering kan bolaget nu enkelt visa att de bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete, vilket har gjort det lättare att vinna upphandlingar.
Ett mänskligare arbetsliv: Samarbetet mellan byggbolaget och Certezza har i ett bredare perspektiv bidragit till att skapa ett mer humant arbetsliv.